Theo quy định tại Nghị định 119/2018, việc hủy hóa đơn điện tử chính là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và tiến hành sao lưu trực tuyến để không thể tra cứu hóa đơn theo mọi hình thức. Thực chất việc hủy hóa đơn điện tử chính là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.
Tại Khoản 4, Điều 11 của Nghị định 119 cũng quy định rõ ràng: đối với những hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật kế toán và không có thêm các quy định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Cần lưu ý điều gì khi chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử?
Hướng dẫn 2 cách hủy hóa đơn điện tử CyberBill
Việc hủy hóa đơn điện tử về cơ bản là tương đối dễ dàng. Đối với khách hàng đang sử dụng hóa đơn điện tử CyberBill thì có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử theo 2 cách:
Bước 1: Người dùng vào trình duyệt Internet, nhập đường link sử dụng dịch vụ cloud.cyberbill.vn và nhập đầy đủ các thông tin đăng nhập và nhấn chọn “đăng nhập”
Bước 2: Chọn “Hóa đơn – Danh sách hóa đơn”
Bước 3: Vào mục “tất cả” và tìm kiếm hóa đơn cần hủy bỏ
Bước 4: Nhấn vào mũi tên ngược hoặc dấu ba chấm “…” trên góc phải màn hình -> Nhấn chọn hoạt động “hủy bỏ hóa đơn”
Bước 5: Tạo biên bản hủy hóa đơn (nếu cần)
Trong trường hợp không cần Biên bản hủy hóa đơn thì người dùng có thể tiến hành nhập “Ký” ngay
Trường hợp cần biên bản hủy hóa đơn thì người dùng sẽ nhập “số biên bản hủy” và “ngày biên bản hủy”
Cách 1: Nếu đã có biên bản hủy hóa đơn lưu trên máy (định dạng PDF) thì nhấn “Chọn file” sau đó chọn file biên bản và nhấn “open” sau đó nhấn “Ký” để xác nhận hủy hóa đơn
Cách 2: Nhấp “Tạo mới” – hệ thống tự động sinh biên bản hủy và người dùng chỉ cần nhập các thông tin vào biên bản này
Bước 7: tiến hành ký vào biên bản hủy hóa đơn
03 trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử
Các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử cụ thể trong các trường hợp sau:
Hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có mã của Cơ quan Thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan Thuế.
Quy định về thời điểm xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng
Theo Khoản 3, Điều 27, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, quy định nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày kể từ thời điểm không còn sử dụng.
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận rõ sai sót. Sau đó, người bán thông báo tới Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.
