Cần lưu ý điều gì khi chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử?

Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay, việc không nắm rõ các quy định khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dễ khiến doanh nghiệp vi phạm các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử là gì? Cần lưu ý điều gì khi sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử? DN có sử dụng song song 2 hình thức hóa đơn được không? Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để doanh nghiệp nắm được thông tin cần thiết về chuyển đổi hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, phần lớn các nghiệp vụ đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp. Các dữ liệu được tạo lập và lưu trữ trên hệ thống, vì vậy hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả lớn trong việc tăng năng suất làm việc cho Kế toán. Tuy nhiên, một số trường hợp doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ cho một số mục đích khác nhau, được gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi.

chuyển đổi hóa đơn điện tử

2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Về nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện từ, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã có quy định, người bán được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho một số mục đích như chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình khi lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất một lần.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần phải đảm bảo:

– Phản ánh toàn vẹn về mặt nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

– Có ký hiệu thể hiện rõ ràng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

– Hóa đơn chuyển đổi cần ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

– Đầy đủ chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho các nghiệp vụ khác nhau, doanh nghiệp phát sinh nhiều vướng mắc chưa được giải đáp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng: 

Triển khai tích hợp dịch vụ nộp thuế điện tử cho DN, cá nhân 

Lợi ích và khó khăn khi khai thuế bằng thiết bị chữ ký số

– Trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhiều trang. Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy thể hiện nhiều hơn một trang. Theo công văn Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng Cục Thuế, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều hơn một trang thì phần đầu của trang sau cần: cùng số hóa đơn, cùng tên, mã số thuế người mua, người bán, mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu. Đồng thời, ở các trang sau của hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có ghi chú bằng tiếng Việt không dấu:”Tiep theo trang truoc – trang X/Y”, X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn.

– Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không? Căn cứ vào Khoản 2, 3 và 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, nếu hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì doanh nghiệp được chuyển đổi duy nhất một lần và hóa đơn chuyển đổi cần có dấu của người bán.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho nhiều mục đích công việc khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn điện tử chuyển đổi.
 

Tham khảo thêm

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *