Các doanh nghiệp muốn đảm bảo được quá trình hoạt động của mình thì cần phải cập nhật liên tục những quy định mới về hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử bởi hóa đơn điện tử đang ở giai đoạn gấp rút tiến hành bắt buộc sử dụng. Hóa đơn điện tử có phải ký bên người mua hàng không? Các nội dung trên hóa đơn điện tử cần yêu cầu gì? Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như thế nào? Chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu một số quy định về hóa đơn điện tử để trả lời những vướng mắc trên nhé.
Về việc doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
1. Giai đoạn từ nay đến trước ngày 31/10/2020
Ở trong giai đoạn này, khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những giấy tờ như sau:
– Mẫu hóa đơn điện tử theo đúng quy định (bao gồm cả hóa đơn mẫu và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử);
– Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Khi đã gửi đầy đủ hồ sơ đến cơ quan thuế, doanh nghiệp chờ trong vòng 2 ngày để cơ quan thuế giải quyết hồ sơ. Nếu như không thấy bên phía cơ quan thuế phản hồi ý kiến gì thì doanh nghiệp có thể thực hiện sử dụng hóa đơn đã phát hành.
2. Đối với giai đoạn từ ngày 01/11/2020
Khi bước vào giai đoạn này, hồ sơ thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi. Nếu doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì chỉ cần phải nộp tờ khai đăng ký và tờ thay đổi thông tin của hóa đơn điện tử. Mẫu này doanh nghiệp sẽ sử dụng theo mẫu 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Sau khi đã gửi xong toàn bộ giấy tờ, trong vòng 1 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
Khi hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy
Dựa trên Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy tính đến ngày 31/10/2020. Cụ thể ở trong những trường hợp như sau:
– Trong quá trình lưu thông hàng hóa, dịch vụ, người bán hàng muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình thì sẽ cần sử dụng đến hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên DN sẽ chỉ được thực hiện việc chuyển đổi một lần.
– Cả người bán và cả người mua đều có quyền thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Điều này được thực hiện nhằm mục đích lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, DN cần lưu ý, bắt đầu từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp sẽ chỉ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy khi doanh nghiệp có mục đích phục vụ cho việc ghi sổ.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định thế nào?
Đối với thời điểm lập hóa đơn điện tử, kể từ ngày 01/11/2020, toàn bộ các hóa đơn điện tử khi lập hóa đơn, ngày lập và ngày ký số ở trên hóa đơn phải trùng nhau. Khi đó hóa đơn điện tử mới được coi là hóa đơn hợp lệ.
3 trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử
Quy định về thời điểm xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử
Quy định về hóa đơn điện tử khi xảy ra sai sót
1. Trường hợp sai tên và địa chỉ của người mua nhưng lại không sai về các nội dung khác
– Người bán chỉ việc gửi lại cho người mua về thông tin hóa đơn đã bị sai
– Trong trường hợp này kế toán của DN sẽ không cần phải làm lại hóa đơn
2. Nếu có sai sót về các thông số như mã số thuế, tiền, hàng hóa…
– Bên bán và cả bên mua cần phải ghi rõ ra và thỏa thuận lại về những vấn đề đã sai sót.
– Bên bán hàng sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ. Người bán sẽ gửi lại cho người mua hóa đơn mới này.
– Cuối cùng bên bán sẽ gửi thông báo đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới.
3. Đối với hóa đơn điện tử đã kê khai với cơ quan thuế và phát hiện ra dữ liệu có sai sót
– Người bán cần phải soạn thông báo và gửi đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
– Trong trường hợp đã thông báo về việc hủy hóa đơn. Bên bán hàng sẽ lập một hóa đơn điện tử mới và gửi đến cho người mua sau đó bên bán sẽ thực hiện gửi lại các dữ liệu cho cơ quan thuế
– Nếu như bên bán hàng không thực hiện thông báo cho cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo về những sai sót trong hóa đơn cho bên bán hàng.
